Суждение о проверяемом объекте.

Суждение о проверяемом объекте.  

 

Уловки проверяемых

В процессе аудита могут появиться "ловушки", препятствующие его проведению. Некоторые из них довольно безобидны, другие — опасны. Каковы бы они ни были, аудитор должен осознавать воз¬можность их появления, степень опасности и обращаться с ними профессионально. Наиболее серьезные проблемы обычно возникают при выполнении внешнего аудита систем.

Антагонизм

Аудитор должен заранее спланировать меры по предотвращению враждебного отношения со стороны некоторых представителей проверяемых, отдавая себе отчет, что резкая атака с их стороны может быть умышленной акцией, чтобы спровоцировать спор и закончить аудит или свести к нулю его результаты.
"Мы имеем двадцатилетний опыт управления этой компанией, у нас свой стиль управления, отличный от других. Мы сами знаем, как надо работать", — примерный ход мыслей таких проверяемых.
В любой момент в ходе аудита проверяемые могут вынудить аудитора продемонстрировать силу, убежденность и/или знания. Если такое случается, решающим для успеха аудита оказывается то обстоятельство, что аудитор, не вступая в споры, сохранит твердость и объективность.
По большей части демонстративно-оскорбительное поведение проверяемых есть просто проявление страха. Аудитору еще до начала аудита важно убедить их, что цель аудита — это обоюдная выгода.

Потери времени

Они могут принимать различные формы. Проверяемые, напри¬мер, много болтают на посторонние темы, пытаясь вовлечь аудитора в продолжительное общение. Хотя вежливая общительность уместна и полезна для атмосферы аудита, но не настолько, чтобы отвлекать от его целей. Аудитор должен быть способен удерживать аудит в нужном русле.
Одна из наиболее коварных ловушек — продолжительный обед. Проверяемый ведет аудитора в ресторан, известный либо медленным обслуживанием, либо многообразием блюд. В результате больше вре¬мени будет потрачено на обед, чем на аудит.
Есть несколько способов решения этой проблемы. Когда прове¬ряемый говорит, что заказ на обед будет сделан или уже сделан, аудитор может установить приемлемые временные рамки, спросить, можно ли уложиться в них в этом ресторане, а если нет, то в каком? Если аудитор знаком с местом действия, он может предложить рес¬торан, известный своим быстрым обслуживанием.
Другим способом может быть вежливый отказ от обеда с проверяемым с объяснением, что команда аудиторов будет обедать вместе и использует это время для конфиденциального обсуждения. Информируйте проверяемых о времени, когда команда намерена вернуться и продолжить аудит.
Может случиться, что аудиторы окажутся вовлеченными в четырехчасовой обед и с этим уже ничего нельзя поделать. Но в следующие дни аудита такой ситуации можно избежать.
Другая уловка, ведущая к потере времени, — заставить аудитора ждать появления персонала или необходимых документов. Заблаговременно посланный список вопросов устранит эту уловку. Но если такая ситуация все же возникает, аудитор может сосредоточиться на следующем пункте работы, одновременно ожидая появления "пропавших" документов или персонала.

Уклончивость

Уклончивые ответы на вопросы аудитора даются в случае, если (1) у проверяемого нет информации или (2) он не хочет ее предоставить.
На вопросы об истинных причинах каких-либо несоответствий проверяемые могут давать длинные, сложные ответы, надеясь либо запутать аудитора, либо убедить его в том, что требуемые действия предпринимаются. Уклончивые ответы должны насторожить аудитора и показать, что нужна дополнительная информация.
Аудитор должен внимательно выслушивать такие ответы, чтобы вычленить относящиеся к делу ключевые элементы информации. Зондировать каждую новую порцию информации, возвращаться к исходному вопросу до тех пор, пока не будет получен удовлетворительный ответ.
Такой способ опроса часто "открывает глаза" и самим опраши¬ваемым, помогая им понять, что надо работать скорее над симптома¬ми проблемы, чем над лекарством для ее лечения.

Использование сочувствия аудитора

В ходе аудита такое сочувствие порой используется проверяемым в качестве одной из тактик.
Иногда руководство проверяемых, имея желание, не имеет возможностей (таких, как время, компетентность, поддержка менеджеров, бюджетные ассигнования) для обеспечения соответствующих требований к системе качества. Аудитор может прийти к выводу, что проверяемые делают все возможное при доступных им средствах и по-человечески посочувствовать. Подчеркивать это — в человеческой природе. Но сочувствие и симпатия к проверяемому не отвечают целям аудита и не выгодны ни одной из организаций. Симпатия будет компрометировать цели аудита.
Выгоднее для проверяемых и проверяющих сообщать о замеченных недостатках в безличной манере. Когда правильно идентифицированы и высвечены глубинные причины недостатков, высшее руководство проверяемых будет охотнее оказывать необходимое содействие для их исправления.
Теплое отношение к проверяемому всегда вредно для аудита. Проявись симпатию или жалость, а затем сообщить об обнаруженном недостатке — довольно жестоко и напоминает о старых рыцарях плаща и кинжала. В то же время некоторые проверяемые могут попытаться использовать симпатии и жалость аудитора, чтобы, опираясь на силу аудиторского доклада, бороться за свои интересы. Аудитор должен знать о такой тактике.

Приукрашивание

Следует ожидать, что проверяемая организация захочет произве¬сти самое благоприятное впечатление и перед прибытием аудитора(ов) будет наводить порядок в доме. Они, конечно, хотят сделать настолько предпочтительно и выразительно, насколько это возмож¬но. Аудитору надо отметить те сферы деятельности проверяемых, которыми они ранее пренебрегали и которые были приведены в порядок накануне визита, т.е. "приукрашены" как раз перед началом аудита. Никакое приукрашивание не может спрятать серьезных про¬блем. Если, например, даты получения всех входящих документов одинаковы, следует с помощью соответствующих вопросов и доказа¬тельств убедиться в существовании или отсутствии программы уп¬равления входящей информацией.

Взяточничество

Это самая старая ловушка для аудиторов, обычно она возникает при заключении крупного контракта или когда проверяемая органи¬зация и есть первичный потребитель. Использование взяток все еще распространено повсеместно, хотя ее облик большей частью изменился. Сегодня взяточничество редко выступает в форме денег, а чаще имеет весьма невинную форму. Иногда аудиторы не могут даже понять, когда же им всучили "взятку". Далее приведены примеры таких ситуаций и их возможные последствия.
Проверяемые могут воспользоваться способом "мировой парень" (применимо как к мужчинам, так и женщинам), когда аудитору "помогает" один или несколько членов проверяемой организации, и аудитору становится затруднительно сообщить об отрицательных результатах аудита, так как это огорчит новых "друзей".
Проверяемый может использовать человеческие слабости и интересы аудитора, заранее разузнав о них. К примеру, до начала аудита ему могут предложить принять участие в игре в гольф, пригласить на концерт, футбол, рыбалку и т.д. Если аудитор примет приглашение, может возникнуть молчаливое обязательство перед проверяемым.
После работы аудитора могут напоить и накормить, чтобы он стал обязан в обмен написать благоприятный отчет об аудите и "вымостить дорогу" для будущих благоприятных аудиторских отчетов. Опытный аудитор не позволит возникнуть подобным ситуациям. Он выбирает свой путь или вообще избегает таких событий. Если аудит напряженный, то хороший аудитор может легко уклониться от приглашения, сославшись на желание пройтись по сегодняшним резуль¬татам и подготовиться к следующему дню.
Это может сохранить обе организации от любых затруднительных ситуаций, которые возможны. Стоит неспеша использовать время для работы над предстоящим отчетом об аудите.
В случаях явного, наглого предложения взятки в виде денег, подарков аудитор должен немедленно окончить аудит и задокументировать это событие в отчете своему руководству. Руководство же (или клиент) должно немедленно заняться поиском другого поставщика.
Многие аудиторы в процессе обучения с трудом понимают, поче¬му им следует отказываться от подарков проверяемых. Да потому, что у проверяемого может появиться пренебрежительное самодо¬вольное мнение об аудиторе и предположение, что конечные резуль¬таты аудита были бы менее благоприятны, если бы не подарок. Таким образом, принимая подарок, вы подвергаетесь опасности быть "купленным". Следующие выполняемые вами аудиты могут не вос¬приниматься всерьез. Программа аудита вашей компании и ее цели могут быть скомпрометированы.
К сожалению, отсутствие щепетильности бывает присуще и ауди¬торам, которые, используя свое положение в корыстных целях, ожидают выгод от аудита. Они в закамуфлированной форме требуют от проверяемых денег, подарков или услуг за благоприятный отчет. Эти люди имеют дурную репутацию, и после выявления их сути отстра¬няются от выполнения аудита. О них сообщают для принятия дис¬циплинарных или законодательных мер.

Ловушки. Заключительные замечания

Перечисленные ловушки аудита могут свидетельствовать о более важной и общей проблеме — недостаточных ответственности и под¬держке со стороны руководства проверяемой организации, которое иногда рассматривает проведение аудита скорее как неизбежное зло, чем как удобный случай для улучшений.
Вот несколько общих рассуждений такого руководства:
"Качество стоит больших денег, а вы готовы платить?";
"У нас иное представление о методах ведения процесса, ваши методы — не для нас";
"У нас есть другие потребители и мы никогда не получали от них рекламаций, следовательно, мы правы".
Аудитору следует напомнить проверяемой организации следую¬щее:
• признание поставщика основывается на качестве продукции;

• баллы, выставляемые при аудите (когда они используются), — это не цель. Они только выявляют области деятельности, в которых улучшения нужны в первую очередь;
• следует не ссылаться на других потребителей, а придерживать¬ся требований собственной компании.
Работайте с поставщика, чтобы помочь им улучшиться. Боль¬шинство компаний оказывают поставщикам помощь техническую или в обучении персонально (если надо).
Когда выявляется отсутствие поддержки, аудитору следует прило¬жить усилия, чтобы объяснить в доброжелательной манере, почему совершенствование важно и выгодно проверяемому. Иногда отсутст¬вие поддержки руководства столь деструктивно, что аудитор может вернуться к обсуждению этой проблемы с высшим руководством компании-клиента для разрешения возникших трудностей.
Ситуации, при которых поведение проверяемого препятствует проведению аудита, показаны в табл. 2.2.

Ситуации, при которых поведение проверяемого препятствует проведению аудита

Тактика	Позиция аудитора
Прогул	Обратиться к руководству проверяемой организации с просьбой о замене сопровождающего
Напыщенная, пустопорожняя речь	Сказать проверяемому, что все это очень интересно, но ваша главная задача - аудит
"Потеря памяти"	Двойная проверка готовности документов для аудита. Напоминание проверяемой организации
Взятки	Отказать, сообщить об этом руководству, предупредить фирму-клиента, что не будете иметь с ней дел
Обход ресторанов	Сократить, сосредоточиться на аудите
Расширенный ланч	Аудиторы могут пообедать отдельно или попросить о замене сопровождающего
Лицемерие	Игнорировать, продолжать проверку
Языковый барьер	Приготовиться заранее, обеспечить себя переводчиком
Симпатии	Игнорировать, продолжать аудит
Силовое давление	Установить факты, быть стойким, "держать марку"
Навязчивая "помощь"	Отказаться
Провокации	Сохранять спокойствие, быть профессионалом
Особые обстоятельства	Взять на заметку, подтвердить факты, следить, чтобы проверяемая организация не подтасовывала факты
Потеря времени	Сообщить проверяемой организации, что вы будете вынуж¬дены продлить аудит

"Делай, как я!"
(dimwyt)

Этот раздел поможет аудитору получить некоторые навыки для:
• описания коренных причин проблемы;
• разработки плана;
• выполнения действий, требуемых для коррекции проблемы.
Аудитор должен настроиться на иное восприятие:
• проблем;
• решений;
• методов коррекции.
Выявление и решение проблем можно представить как движение из точки А к точке В. При этом может быть много путей и аудитор может видеть, что наилучший — это прямая линия. Проверяемая же организа¬ция по своему опыту знает, что прямой путь пойдет через болото и тря¬сину. Навязывание проверяемой организации прямого пути — не всегда лучший метод достижения цели аудита.
Применение полномочий аудита в качестве дубинки приводит толь¬ко к расстройству планов и проверяемой организации, и аудитора. Это старомодная политическая игра, которую я называю "dimwyt" ("делай как я, ты —дурак"). Она питает крайний индивидуализм, разрушает са¬моуважение, командную работу и достижение результатов, идет рука об руку с правилом запугивания.
Следует всегда помнить, что методы работы проверяемой организа¬ции могут не всегда точно соответствовать методам аудитора, но что, в конце концов, именно она несет окончательную ответственность за разработку и внедрение корректирующих мероприятий. "Dimwyt" ве¬дет к потере искренности и энтузиазма проверяемых, что в ином случае могло бы вознаградить взаимным опытом обе стороны. Качественный аудит никогда не должен управляться с помощью механизма под назва¬нием "dimwyt".

Ответственность аудитора

Протокол, которого придерживается аудитор, предполагает постоянное информирование клиента о прогрессе в ходе аудита: от стадии планирования до заключительного отчета об аудите, а также и при проведении проверяемых предложенных действий и оценке их эффективности.
Аудитор (руководитель) ответственен также перед командой аудиторов за свои решения при вмешательстве и разрешении разного рода конфликтов: членов группы — с проверяемой организацией, членов группы — между собой. На организационном уровне — за обучение или, в случае необходимости, переобучение членов команды.
Аудитор ответственен и перед проверяемой организацией за профессионализм аудита, представление реального отчета, полезного для нее, соблюдение конфиденциальности в отношении секретов компании (при внутреннем аудите) и в отношении секретов поставщика — при внешнем. Хотя может показаться заманчивым объяснять в ходе аудита как другие поставщики поступали при совершенствовании аналогичного процесса или инструмента, аудитор не может разглашать никакой относящейся к делу информации, которую он (или она) получил в процессе аудита. Более того, аудитору не стоит делать каких бы то ни было уничижительных замечаний об одном поставщике для другого.

Этика аудитора

Аудитор имеет право отказаться от аудита, если может возникнуть конфликт интересов в результате его предыдущей связи с субъектом проверки (бывший сотрудник), личной дружбы или денежных отношений.
Организация, проводящая аудит, ответственна перед командой ау¬дита и перед проверяемыми за обучение и за организацию службы аудита, за своевременное повышение квалификации аудиторов при ухудшении их навыков или за поддержание постоянного функционирования службы аудита с признанием тех стандартов его проведения, которые приняты в данной организации. Организация, проводящая аудит, ответственна за поддержку команды аудита, за отчет об аудите и за профессионализм и ответственное поведение назначенных аудиторов.