открытие аудита

Открытие иногда называют предаудиторской встречей. Группа аудиторов и ее руководитель должны прибыть в проверяемую органи­зацию точно в назначенное время, указанное в уведомлении о про­ведении аудита. Аудиторы должны иметь с собой следующие рабо­чие документы и материалы:•      достаточное число копий опросников и руководств;•      расписание аудита;•      документацию, имеющую отношение к аудиту (руководство по качеству проверяемой организации, контрактные соглашения, стандарты);•      высвобожденные дополнительные телефонные номера для участников аудита;•      структуру или схему управления проверяемой организации;•      планы выборочного контроля;•      карандаши, калькуляторы, бумагу и все необходимые бланки.Аудиторы, одеваясь соответственно официальному характеру ау­дита, должны учитывать и выполнять требования к производствен­ной одежде, установленные правилами или техникой безопасности данного рабочего места. Это могут быть защитные очки, перчатки, специальные халаты, обычно (но не всегда) предоставляемые прове­ряемой организацией. Например, некоторые компании требуют, что­бы весь персонал, допущенный в производственную зону, носил обувь с защитными металлическими набойками. Выяснение этого только по прибытии демонстрирует слабое планирование части ау­дита и означает большее, чем просто его задержку.На предварительной встрече аудиторы и представители проверяе­мой организации знакомятся. Причем, организация должна обеспе­чить присутствие своих представителей. Среди них могут быть:•      руководитель службы качества или его представитель;•      представители руководства, связанные с проведением аудита и затрагиваемые его результатами;•      сопровождающие (часто это кто-то из перечисленных или их представитель).Не все представители, участвующие в открытии, обязательно нуж­ны во время аудита. Например, если рамки аудита ограничены про­ектированием, должны присутствовать руководитель отдела проекти­рования, управляющий либо его ответственный представитель. Если же масштаб аудита шире и будет включать проектирование (среди других областей), руководитель этого отдела может не присутство­вать на открытии, а подключиться позже по мере надобности. Это снижает потери времени в проверяемой организации.Высшее руководство (президент, главный управляющий, директор и т.д.) могут присутствовать только на открытии или задержаться еще на время знакомства и обмена любезностями. Состав присутст­вующих на открытии — в основном дело проверяемой организации.После знакомства и обмена визитными карточками ведущий ау­дитор раздает экземпляры опросников и информирует о:•       цели аудита;•       масштабе аудита;•       ожидаемом времени его проведения;•       графике (расписании) аудита;•       любых необходимых изменениях в расписании;•       всех применяемых стандартах;•       требуемом материально-техническом (логистическом) обеспечении (касающемся поставки, эксплуатации, обслуживания, текущего ремонта или транспортировки);•       руководстве по оцениванию (рейтингу) ответов на вопросы опросника (если есть).