Аудит качества
Заключительная встреча
Представителей проверяемой организации надо проинформировать, что эта встреча заканчивает аудит и на ней должен присутствовать соответствующий персонал для анализа выводов.На заключительной встрече при внешнем аудите присутствуют ведущий аудитор, аудиторы, соответствующий персонал проверяемой организации (в том числе представители высшего руководства), другими словами, те, кто имеет полномочия для осуществления необходимых изменений в системе.А вот руководители среднего звена, начальники цехов, мастера, рабочие не должны присутствовать, особенно из тех участков или отделов, где были сделаны наблюдения, приведшие к находкам.Аудиторский отчет не должен относиться к кому-либо персонально, иначе:• люди, а не система могут обвиняться руководством;• люди могут начать защищаться, критиковать проведение аудита, спорить с находками. Отчет, основанный на фактах, выявляющих коренную проблему или неэффективность системы, без ссылок на людей, скорее конструктивен, чем разрушителен.Ведущий аудитор председательствует на закрытии. Это официальный обзор находок и наблюдений с целью проведения корректирующих воздействий за определенный промежуток времени (обычно в течение двух недель со дня получения официального отчета). Закрытие дает возможности для похвал там, где они заслужены.Экземпляры предварительного отчета можно раздать или сначала сообщить его содержание устно. У каждого из этих методов есть преимущества и недостатки. Когда отчет резко отрицателен, можно избежать стрессовой ситуации, если удастся найти место, где знакомство с ним пройдет без свидетелей. В то же время доклад по отчету привлечет внимание руководства проверяемой организации, поскольку после раздачи отчета внимание сосредоточено на чтении, а не на слушании.Независимо от метода, аудитор должен подчеркнуть важность корректировки прежде всего критических недостатков и отметить участки, требующие повторного аудита после проведения корректирующих воздействий.Ведущий аудитор должен сохранять контроль над встречей и не вступать в дискуссию по выводам аудита. Оценки всех баллов или рангов качества тоже надо представить в это время.Находки аудита надо направить для корректировки в проверяемую организацию. Следовательно, пока от вашей компании требуют поступать так, не рекомендуйте корректирующих воздействий в отчете об аудите либо устно проверяемой организации. (При внутренних аудитах аудитору может понадобиться давать рекомендации или помогать в разработке корректирующих воздействий).Некоторые проверяемые организации, действительно, могут не знать, как поправить дело. Под сильным нажимом аудитор может предложить не один, а несколько подходящих методов или нужных ресурсов. Аудитор, который делает такие предложения, должен уведомить проверяемых, что это неофициальные рекомендации, а советы, подчеркнуть, что определение подходящих методов — проблема не проверяющих, а проверяемых.Когда аудитор дает рекомендации, он становится как бы участником проблемы, берет на себя ответственность за успех или неудачу. Он теряет независимость.Заключительную встречу не стоит затягивать. Когда предварительный аудиторский отчет роздан и копии распространены, проинформируйте проверяемую организацию о времени получения официального отчета и времени, отведенном для проведения корректировки. Избегайте собраний или дальнейшего обсуждения отчета об аудите. Поблагодарите проверяемых за потраченное время и сразу уходите.
- Войдите на сайт для отправки комментариев