Заключительная встреча

Представителей проверяемой организации надо проинформиро­вать, что эта встреча заканчивает аудит и на ней должен присутство­вать соответствующий персонал для анализа выводов.На заключительной встрече при внешнем аудите присутствуют ведущий аудитор, аудиторы, соответствующий персонал проверяемой организации (в том числе представители высшего руководства), дру­гими словами, те, кто имеет полномочия для осуществления необхо­димых изменений в системе.А вот руководители среднего звена, начальники цехов, мастера, рабочие не должны присутствовать, особенно из тех участков или отделов, где были сделаны наблюдения, приведшие к находкам.Аудиторский отчет не должен относиться к кому-либо персональ­но, иначе:•      люди, а не система могут  обвиняться руководством;•      люди могут начать защищаться, критиковать проведение аудита, спорить с находками. Отчет, основанный на фактах, выявляющих коренную проблему или неэффективность системы, без ссылок на людей, скорее конструктивен, чем разрушителен.Ведущий аудитор председательствует на закрытии. Это официаль­ный обзор находок и наблюдений с целью проведения корректирую­щих воздействий за определенный промежуток времени (обычно в течение двух недель со дня получения официального отчета). Закры­тие дает возможности для похвал там, где они заслужены.Экземпляры предварительного отчета можно раздать или сначала сообщить его содержание устно. У каждого из этих методов есть пре­имущества и недостатки. Когда отчет резко отрицателен, можно избе­жать стрессовой ситуации, если удастся найти место, где знакомство с ним пройдет без свидетелей. В то же время доклад по отчету привлечет внимание руководства проверяемой организации, поскольку после раз­дачи отчета внимание сосредоточено на чтении, а не на слушании.Независимо от метода, аудитор должен подчеркнуть важность корректировки прежде всего критических недостатков и отметить участки, требующие повторного аудита после проведения корректи­рующих воздействий.Ведущий аудитор должен сохранять контроль над встречей и не вступать в дискуссию по выводам аудита. Оценки всех баллов или рангов качества тоже надо представить в это время.Находки аудита надо направить для корректировки в проверяе­мую организацию. Следовательно, пока от вашей компании требуют поступать так, не рекомендуйте корректирующих воздействий в от­чете об аудите либо устно проверяемой организации. (При внутрен­них аудитах аудитору может понадобиться давать рекомендации или помогать в разработке корректирующих воздействий).Некоторые проверяемые организации, действительно, могут не знать, как поправить дело. Под сильным нажимом аудитор может предложить не один, а несколько подходящих методов или нужных ресурсов. Аудитор, который делает такие предложения, должен уве­домить проверяемых, что это неофициальные рекомендации, а сове­ты, подчеркнуть, что определение подходящих методов — проблема не проверяющих, а проверяемых.Когда аудитор дает рекомендации, он становится как бы участни­ком проблемы, берет на себя ответственность за успех или неудачу. Он теряет независимость.Заключительную встречу не стоит затягивать. Когда предваритель­ный аудиторский отчет роздан и копии распространены, проинфор­мируйте проверяемую организацию о времени получения официаль­ного отчета и времени, отведенном для проведения корректировки. Избегайте собраний или дальнейшего обсуждения отчета об аудите. Поблагодарите проверяемых за потраченное время и сразу уходите.