Подготовка аудита

Подготовка аудита Выбор команды в организации

Численность и квалификация аудиторов зависят от сложности и масштаба аудита. Здесь реализуется базовая информация, получен­ная при его планировании. Ведущему аудитору следует получить ответы на указанные ниже вопросы до того, как он уведомит аудито­ров об их включении в команду:

•      какова цель аудита?
•      кто уполномочен проводить этот аудит?
•      каковы масштабы аудита?
•      какой тип аудита осуществляется?
•      какова продолжительность аудита?
•      какие виды экспертизы или технической поддержки будут по­лезны для данного аудита?
•      какова готовность членов команды?
•      какова глубина исследований?
•      где проводится аудит (непосредственно на фирме или у поставщика)?
•      какова стоимость аудита?

Для любого предполагаемого аудита нужен большой объем плани­рования. 

Выбор команды для проведения аудита в функциональном подразделении

Аудиторы должны быть независимы от того рода деятельности, которую проверяют. Например, не рекомендуется выбирать аудитора из отдела, запланированного для внутреннего аудита. Не имеет зна­чения, насколько он честен. Личные симпатии или предубежден­ность — свойства человеческой натуры. Удержаться от протекцио­низма в такой ситуации будет трудно.Аудит же, проводимый независимым в этом отношении аудито­ром, проходит объективно, а отчет о нем содержит достоверные факты.Гибкая во времени программа работ или повестка дня должна разрабатываться для каждого предстоящего аудита, обозначенного в годовом графике. Если масштаб аудита значителен, возможно рас­пределение конкретных областей исследования между членами ауди­торской команды. 

Подготовительная деятельность команды аудиторов

Лидер команды аудиторов может потребовать от проверяемых лю­бые документы по качеству (стандарты, методики и т.д.), имеющие отношение к аудиту данного масштаба. Это требование выдвигается либо при окончательном согласовании конкретной даты аудита, ли­бо в предшествующее аудиту время.Команда аудиторов должна начать подготовку с оценки ответов опросника и руководств, а также всех относящихся к делу докумен­тов, которые могут быть полезны для анализа системы качества по­ставщика:

•      руководство по качеству;
•      методы испытаний;
•      применяемые стандарты;
•      процедуры и инструкции;
•      технические  требования   поставщика,   торговые   соглашения
и контракты.Ведущий аудитор должен делегировать кого-то персонально или выделить как род деятельности команды исследование и подготовку, чтобы убедиться в полноте охвата предстоящего аудита.

Деятельность аудитора по исследованию и подготовке может включать:

•      анализ воспроизводимости получаемой продукции;
•      анализ стоимости бракуемой продукции;
•      трудности, связанные с управлением запасами — "точно вовремя" (JIT);
•      трудности, связанные с управлением отгрузкой и транспортировкой;
•      обзор предшествующих проверок с точки зрения полноты охвата
неблагополучных областей и приемлемости любых результативных
корректирующих воздействий;
•      подготовку необходимых выборочных планов. 

Организационная структура проверяемой компании

Обычно она приводится в руководстве по качеству. Если струк­тура не известна или изменилась со времени проведения последнего аудита, ее надо затребовать для ознакомления, чтобы быть уверен­ным, что ход аудита и отчет о нем будут внимательно рассмотрены ответственными сотрудниками проверяемой организации, а также теми, для кого это предназначено (высшее руководство).Знание структуры проверяемой организации может быть полез­ным и на подготовительном этапе аудита, так как аудиторы получа­ют предварительное представление о людях (имена и/или должно­сти), которые могут оказать содействие или потребоваться в ходе проведения аудита.Организационная схема также дает представление о том, независима ли деятельность в области качества в проверяемой компании (или у проверяемого поставщика) от руководства производством. 

Проверочные листки (опросники) для аудита организации

Организация, проводящая аудит, должна разработать программу, позволяющую выполнив его полностью, эффективно и единообраз­но. Проверочные листки — инструментарий, который помогает дос­тичь этих целей.Проверочные вопросы разрабатываются с учетом масштаба аудита и ориентируются более всего на самые важные области деятельно­сти, составляющие предмет заботы ответственных лиц, санкциони­ровавших аудит. Они сводятся в "Проверочные листки", допускают открытые ответы и лишь изредка — закрытые типа "да" или "нет". Содержание проверочного листка помогает удостовериться, что нуж­ные вопросы заданы, а свидетельства, где надо, изучены.Проверочные листки следует построить так, чтобы обеспечить аудитору место для следующих записей:

•      полученный ответ;
•      комментарии и примечания;
•      ссылки на существенные доказательства (стандарт, политика, процедура или интервьюируемое лицо);
•      результаты практической работы или иные проверки;
•      другая информация (наблюдения аудитора).

Методика оценки результатов опроса должна предусматривать возможность сравнения различных поставщиков одного и того же продукта, а при сравнении множества поставщиков различных про­дуктов — возможность горизонтальных сопоставлений.Опросник и формальное уведомление об аудите посылаются про­веряемому. 

Проверочные листки с оценками

Принципы проведения аудита качества не поощряют использова­ния проверочных листков с оценками главным образом потому, что цифры зачастую превращаются в самоцель. Это не согласуется с подходом непрерывного улучшения качества. Как только приемле­мая цифровая оценка для какого-то конкретного показателя достиг­нута, проверяемый тут же забывает о нем. Это невыгодно и для самого аудита, так как такая оценка может стать флагом, которым частенько размахивают перед носом того, кто в будущем потребует улучшений.Присуждение награды за высокие достижения в области качества — премии Малкольма Болдриджа — основано на результатах проверочных листков с оценками. При сертификации же на соответствие требованиям стандартов ИСО серии 9000, проводимой квалифици­рованными аудиторами, насколько известно автору, такие листки не применяются.Возможно устоявшаяся традиция использования листков с оцен­ками мешает многим фирмам адаптироваться к безоценочным про­верочным листкам, и они до сих пор полагают, что руководство принимает решения на основе информации о "конечном балле". Поэтому проверочные листки с оценками скорее правило, чем ис­ключение. Сам процесс такого оценивания вносит присущую ему предвзятость, что требует от аудитора дополнительного внимания. Один аудитор может дать высшие оценки по многим позициям, что вызовет обвинения в снисходительности. Другой — оценить те же самые позиции крайне сдержанно, предоставляя большие возможно­сти для поведения типа: "Делай, как я". Если проверочные листки с оценками все же используются, это надо делать с осторожностью, и инструкция по выставлению оценок должна разъясняться в процессе обучения аудиторов. Применение таких оценочных листков в общем более уместно в аудите, проводимом с целью установления соответ­ствия требованиям, а не в обследовании системы.  

Проверочные листки без оценок

Основное достоинство таких листков — нацеленность на выяв­ление глубинных причин недостатков системы, а не их симптомов.Собственно это и есть наша цель. Когда усилия направлены толь­ко на выявление симптомов, они могут исчезнуть на время, но "всплыть" позднее. Функционально безоценочные листки более ши­роко применимы, чем оценочные и наиболее предпочтительны при проведении аудитов на соответствие стандартам ИСО.  

Записи в проверочных листках

Записи в бланках проверочных листков стоит сохранять в качест­ве образцов для подготовки новых листков для будущих аудитов.После завершения аудита заполненные листки сохраняются как часть официальной документации и могут использоваться для:

•       справок об ответах и документации, представленных проверяе­мым;
•       справок о вопросах, уже разрешенных в предыдущих аудитах;
•       справок об обнаруженных и отмеченных в предшествующем аудите проблемах, выходящих за его рамки и представляющих интерес для следующего аудита;
•       целей, связанных с судебными исками.

Заполненный листок должен сохраняться вместе с отчетом об аудите и другими его рабочими документами, как минимум, пять лет. 

Назначение проверочных листков

Листки разрабатываются и систематически пересматриваются ко­мандой аудита. Они конструируются применительно к нуждам каж­дого конкретного аудита, но особенно нужны при нестандартных проверках.Многие компании разрабатывают стандартные опросники для использования в обычном (текущем) аудите для:

•       проведения аудита в соответствии с программой;
•       экономного использования рабочего времени;
•       помощи в объективном проведении аудита;
•       всестороннего охвата масштаба аудита. 

Разработка проверочных листков

Их разработка, пересмотр и одобрение — прямая обязанность ведущего аудитора. Очень желательно участие в этом процессе чле­нов аудиторской команды и сотрудников организации (инженеров, специалистов по качеству, закупочных агентов, продавцов и т.д.). Установленный масштаб аудита задает определенные рамки, в кото­рые должны попасть соответствующие вопросы. (Пример провероч­ного листка приведен в конце этого раздела). Для углубленного ау­дита системы опросник полезно разбить на категории в соответствии с областями управления качеством (табл. 3.1).Можно привести следующие примеры анализа и вопросов, кото­рые помогают при разработке опросников:

•       проявляются ли при подтверждении качества продукции или услуг какие-либо недостатки (хроническое несоответствие продукции или услуг)?
•       существуют ли проблемы при конструировании (многочисленные переделки проекта, плохо организованная передача информации и т.д.)?
•       есть ли трудности в системе управления (к примеру, волокита при ответе потребителю)? 

Используемые документы

Просмотрите историю качества, а также последние данные об уровне качества продукции. Это позволяет проанализировать тенден­ции изменения текущего уровня качества (снижение, повышение или стабильность). Здесь могут пригодиться отчеты по входному контролю материалов.Таблица 3.1

 Результаты лабораторных испытаний материалов — другой полез­ный источник. Взаимные соглашения по конструкции, технические чертежи, предшествующие проверки, документы по поставкам, тех­нические стандарты, методики испытаний и другие требования по­ставщика к качеству также могут оказаться полезными при разработ­ке опросных листков. Любые другие документы общего характера, необходимые для аудита, можно затребовать у проверяемого (руко­водство по качеству, процедуры испытаний и т.д.).Когда поставщик впервые подвергается полному аудиту системы, руководство по качеству проверяемой организации обычно тщатель­но изучается с целью определения его пригодности для управления качеством и согласованности с требованиями поставки. Руководство по качеству проверяемой организации используется и при проведе­нии любого аудита для определения соответствия процедур положе­ниям политики качества и выполнения их в действительности. 

Ссылки в проверочных листках

Если в опроснике используются технические стандарты, методики испытаний или процедуры, соответствующий вопрос должен содер­жать точную ссылку (название, раздел и номер страницы). В случае возникновения спора об обоснованности вопроса можно будет обра­титься к источнику за подтверждением или опровержением. Быстро­та нахождения ссылки не только сохранит драгоценное время ауди­тора, но и поможет устранить любое несогласие, непонимание или затруднение.При возникновении разногласий между аудитором и проверяе­мым в интерпретации какого-либо стандарта или процедуры быстро найденная ссылка поможет им прийти к согласию.Проверочный листок для аудита системы качества может рассмат­ривать многие стороны деятельности проверяемой организации и включать в себя аудит процессов, следовательно, всегда нужно иметь много таких листков.Только для аудита процесса требуется гораздо меньшее число проверочных листков, так как в данном случае он проводится в существенно меньшем масштабе. При этом вопросы могут более де­тально относиться к конкретным стандартам по качеству, к требовани­ям, процедурам, контролю и методам испытаний. Технические стан­дарты для соответствующих установок, рабочие инструкции операторов и другие технические моменты могут включаться в вопросы. Значитель­ная часть работы аудитора выполняется при этом на рабочем месте. 

Примеры проверочных листков

Степень охвата вопросами листка и проверка их выполнения со­ставляют львиную долю объема аудита. С разрешения Северо-Американской компании (North American Products Сотр.)  приводим пример такого листка.Проверочные листки, используемые аудитором, можно в извест­ной степени стандартизовать (на основе политики качества компа­нии), но чаще они разрабатываются таким образом, чтобы соответст­вовать рассматриваемой продукции или услугам.В ы в о д: создавайте проверочный листок, соответствующий типу аудита, клиенту и проверяемой организации. Не стоит просто копи­ровать листок, который вам доступен.