Планирование аудита

Планирование аудита Полномочия при проведении аудита качества в организацииПроведение аудита состоит из трех главных стадий:•       планирование и подготовка;•       проведение;     •       отчет и последующие действия.До проведения аудита надо разработать его программу. За разра­ботку и утверждение программы аудита качества в организации от­ветственно высшее руководство. Полномочия обычно устанавлива­ются в рамках программы обеспечения качества либо в виде пись­менного документа, либо в виде другой процедуры. Для обеспечения эффективности механизм проведения программы аудита следует ус­танавливать в виде письменной процедуры.Установление полномочий нужно для того, чтобы проверяемые воспринимали аудит серьезно и предпринимали корректирующие действия для исправления обнаруженных негативных фактов. Пол­номочия также нужны как гарантия того, что аудит действительно осуществляется от имени руководства и в соответствии с его опреде­ленной политикой и/или целями. Программу аудита следует пере­сматривать и оценивать ежегодно.В обязанности ответственных за аудит входит установление ясных целей программы аудита, а также конкретных проверок. Проверки могут выполняться обычным образом: для предоставления руково­дству информации по мере ее поступления или по требованию руко­водства по мере надобности. Полномочия при проведении аудита со стороныфункциональных подразделенийНа стадии планирования каждого конкретного аудита одно из первых действий ведущего аудитора — установление, кто из высшего руководства санкционировал именно данную проверку. Проведение аудита поставщика в интересах, например, менеджера по закупкам, и последующее обнаружение, что заказчик аудита не знал о нем, было бы плохим политическим шагом не только для менеджера по закупкам, но и для неосторожного ведущего аудитора.Чтобы избежать этой проблемы, следует спланировать, одобрить и распространить программу аудита. Требование выполнить незапла­нированную (или несвойственную) проверку должно быть задоку­ментировано и одобрено ответственными за аудит.Составление графика проведения аудитов — одна из частей реа­лизации плана аудита. График позволяет спланировать все действия во времени, а его формализованность помогает достичь намеченных целей аудита и обеспечить поддержку высшего руководства. Стоимость аудитаОбычно стоимость много больше для проверяемой организации, чем для организации, проводящей аудит. Проверяемые зачастую вы­деляют для аудита больше времени и людей. Часть персонала отвле­кается от своей повседневной работы для сопровождения, интервью и предоставления документов. Преимущество же — получение отчета об аудите, основанного на фактах, указывающих области, требующие изменений и/или усовершенствований. Затраты на устранение обнаруженных несоответствийустановленным требованиямДостижение соответствия установленным требованиям или внесе­ние необходимых улучшений первоначально может оказаться доста­точно трудным для проверяемых, так как для этого нужны дополни­тельное время, настойчивость и инвестиции. Особенно это затрудни­тельно для организации, уже поглощенной "тушением пожаров": улаживанием взаимоотношений с недовольными потребителями, по­терями от возвратов продукции, переделок и брака.Аудиторский отчет о качестве должен указать основные причины недостатков, помочь перейти от состояния реагирования на них к предупредительным мерам, снизить число переделок и брака и луч­ше удовлетворять запросы потребителя. Искусство аудитора здесь — решающее условие достижения этой цели. Обучение аудиту в организацииНекоторые крупные компании имеют постоянную команду для аудита. Компании меньшего размера имеют команды для аудита, формирующиеся на стадии планирования, которые распускаются по­сле завершения аудита. Обучение такого персонала может идти по внутренним или внешним программам. Но где бы это обучение не проходило, оно должно быть полным, всеобъемлющим и официаль­ным, особенно для ведущих аудиторов. Повторное обучение также важно, особенно если квалификация аудиторов снизилась.Обучение аудиторов — важнейшая составляющая программы ау­дита качества. Здесь также есть свои специфические трудности. Лю­ди, у которых отсутствуют основные навыки аудита, могут иметь массу персональных предубеждений и предварительных заключений, что ведет к отчету об аудите, основанному отнюдь не на фактах. Их надо либо обучить, либо удалить из группы участников аудита.  Обучение ведущего аудитораОно должно охватывать принципы, методы и практику проведе­ния аудита. Однако может оказаться, что сколь угодно долгое обуче­ние недостаточно для тех лиц, у которых нет основных навыков и качеств, необходимых для того, чтобы стать кандидатом в ведущие аудиторы. Вот основные "кирпичики", без которых не стать веду­щим аудитором:•      навыки устного и письменного общения;•      навыки межличностного общения;•      честность и прямота.Хотя от ведущего аудитора не требуется наличия сертификата, к сертификации следовало бы стремиться (либо через официальное обучение на фирме, либо с помощью признанных авторитетов, таких например, как Американское общество контроля качества). Серти­фикация дает большую уверенность в том, что обученное лицо ис­пользует соответствующие принципы и методы при проведении аудита. Сертификация — это достигнутый уровень, обеспечивающий профессионализм проведения любого аудита. Один из этапов обуче­ния и совершенствования аудитора должен включать его участие в одной или двух проверках первоначально в качестве наблюдателя. Обучение команды аудиторов в организацииНикто не знает всего. И было бы только полезным, чтобы персо­нал, не связанный с функциями обеспечения качества, использовал­ся при аудите благодаря его техническим навыкам или для эксперти­зы, или, возможно, для свежего взгляда на старую проблему.Продавцы, инженеры, секретари, агенты по закупке, технические специалисты и т.д. — все они могут быть очень полезны при планирова­нии и/или осуществлении аудита. Это также полезно и для их профес­сионального и персонального развития. Для временного участия в ко­манде аудита не обязательно такое глубокое обучение, как для членов постоянной команды, но оно должно включать в себя основы проведе­ния, структуру и принципы аудита. Обучение команды по проведению аудитав функциональном подразделенииЛица, выбранные в качестве постоянных членов команды аудита, должны обладать качествами, существенными для становления веду­щего аудитора. Члены аудиторской группы — это зачастую совер­шенствующие свои знания будущие ведущие аудиторы. При наличии группы обученных и сертифицированных аудиторов специальное ау­диторское подразделение может осуществлять ротацию членов ко­манды, чтобы предотвратить персональные предубеждения, возни­кающие из-за близких взаимоотношений и развивающихся при по­вторных посещениях одних и тех же проверяемых подразделений.График аудитаОбычно ответственность за управление программой аудита возлага­ется на менеджера по управлению качеством. Лидер команды аудита от­вечает за выполнение целей и задач программы. Аудит не бывает нефор­мальным, проверки должны быть документированы, формализованы, систематизированы и соответствовать предписаниям руководства. Ка­ждый аудит должен иметь ясное определение задач и цели. Частота проверокПотребность в проведении аудита определяют клиент или ответ­ственный за аудит.  Проверки могут проводиться по заведенному порядку или по требованию. Если должен соблюдаться обычный порядок аудита, то клиент будет определять его частоту.  Разработка графика аудитаОбычные аудиторские проверки должны быть включены офици­ально в график аудита по установленной форме. График представля­ет собой план пересмотров и указывает календарный месяц проведе­ния каждой проверки.Проверки распределяются на некоторый период — обычно на один год. Это — ежегодный график аудита. Время между проверками распределяется таким образом, чтобы подразделение аудита имело возможность спланировать, провести и отчитаться о каждом аудите, не увязая в работе сверх меры. Излишние проверки не повышают эффективность результатов.Для внутреннего и внешнего аудита надо разрабатывать отдель­ные программы. Программа внутреннего аудита должна быть разра­ботана, одобрена ответственными за аудит и распространена только среди управляющих самой организации (не у поставщиков). Про­грамма внешнего аудита должна быть разработана, одобрена ответст­венными за аудит и распространена как среди поставщиков, так и среди собственных менеджеров.Программы надо разрабатывать на основе анализа значимости того или иного вида деятельности для проверяемой организации. Какой отдел или процесс (для внутренней программы) или какой поставщик (для внешней) станет первым в программе, зависит от того, где именно существует самая большая и самая дорогостоящая проблема.Внешние проверки обычно носят более формальный характер, чем внутренние, поэтому сделаем акцент на аудите поставщика.Ежегодная программа проверки поставщика должна включать:•      предмет проверки;•      предполагаемую дату проверки;•      тип выполняемого аудита;•      его масштаб;•      лидера команды аудиторов (если он известен);•      предполагаемое число аудиторов в команде.Число аудиторов, необходимых для проведения определенного вида аудита, зависит от:•      предмета аудита;•      типа аудита (аудит системы, процесса, продукции);•      целей и масштаба аудита;•      стоимости его выполнения. Уведомление об аудитеПосле того, как ежегодная программа аудита разработана и одоб­рена, лидер аудиторской команды или управляющий по качеству ответственны за то, чтобы официально письменно уведомить прове­ряемого за один-три месяца до проведения аудита, если это возмож­но. Предварительное уведомление полезно для аудита, так как дает проверяемому возможность "навести дома порядок". Иногда организация, получившая предварительное уведомление о предстоящей проверке, испытывает беспокойство. Однако обычно двух месяцев недостаточно для изменений, необходимых для исправления истин­ных недостатков системы. Если уведомление создает для проверяе­мого побудительный мотив к улучшению его системы контроля "од­ним махом", значит, ход аудита будет более гладким. Аудит, следова­тельно, уже заработал.При рассмотрении программы нового поставщика руководство проверяющей организации может пожелать включить ознакомитель­ный визит или провести видеоконференцию до начала формальной программы аудита.Обычно управляющий по качеству или ведущий аудитор отвечают за формальное письменное уведомление проверяемого о предстоя­щей проверке (в некоторых компаниях отдел закупок ответствен за координацию аудита продавца). Формальное уведомление об аудите представляет собой форму делового письма и имеет цель привлечь внимание управляющего по качеству в проверяемой организации, а также высшего руководства как проверяющего, так и проверяемого. Письмо с уведомлением есть необходимая составная часть формаль­ной документации для протокола об аудите. Формальное уведомле­ние должно сообщать:•      о масштабе и цели проверки;•      типе аудита;•      его продолжительности.Если окончательный вариант опросника готов и одобрен, его ко­пию следует послать проверяемому вместе с письменным формаль­ным уведомлением. Многие компании посылают еще и:•      информацию о ежегодном графике аудита;•      формальное письмо с уведомлением;•      опросник и руководства.Если должен использоваться опросный лист с балльной оценоч­ной шкалой, то надо приложить к чистому бланку опросного листа инструкцию по оцениванию, чтобы проверяемый имел достаточное представление о том, как будет определяться окончательный балл проверки. Предоставление такой копии до проведения аудита дает проверяемому шанс собрать косвенную документацию, сэкономив ценное для обеих сторон время, а также возможность ознакомиться с тем или иным руководством, используемым при выставлении бал­лов. Плохо спланирован и очень дорог аудит, при котором прове­ряющие тратят время на ожидание после каждого запроса (пока проверяемый соберет нужную документацию). Поэтому заблаговре­менная посылка опросных листов имеет большое преимущество.По мере приближения запланированного аудита лидер команды начинает готовиться к его проведению. Он отвечает за персональные контакты с проверяемым, за согласование конкретной даты проведе­ния аудита. После достижения соглашения о конкретных датах веду­щий аудитор должен:•       подготовить повестку дня аудита;•       послать почтой или факсом письмо, подтверждающее конкретные даты проверки и копию повестки дня;•       сохранить копию для отчета об аудите;•       внести необходимые изменения в ежегодный график проверок, чтобы отразить в нем установленные конкретные даты;•       подготовить памятку для внутреннего пользования с указанием места проведения аудита, согласованных конкретных дат и копию повестки дня;•       распространить памятку для внутреннего пользования среди соответствующего персонала организации.Если проверяемый попросит увеличить установленные конкрет­ные сроки, это должно быть сделано в виде официальной письмен­ной просьбы с изложением причины продления. Следует иметь в виду, что иногда за такой просьбой скрывается попытка проверяемо­го выиграть время и отложить аудит.Образец письма-уведомления Глубокоуважаемый Поставщик!Как одного из постоянных поставщиков Корпорации Акме просим Вашу компанию принять участие в нашей программе привлечения поставщиков. Пожалуйста, рассмотрите приложенный ежегодный график аудита систем качества. Дайте предложения по срокам, удобным для Вашей компании, в пределах предложенного месяца. Руководитель команды аудита свяжется с Вашим представителем, чтобы наметить конкретные даты проведения аудита.Ведущий аудитор Расписание аудитаТакое расписание дает общие рамки его проведения. Обычно оно начинается со времени прибытия. Пример расписания аудита8.00 - 9.00        Прибытие/вступительное собрание9.00-10.30        Рассмотрение опросника10.30 -12.00     Проверка процесса — линия АБВ12.00-13.00      Обед/собрание аудиторов13.00 -14.30     Рассмотрение опросника14.30 -16.00     Проверка процесса — линия Г16.00 -17.00     Подведение итогов / отъезд